قبل از تمام این قرنطینه ها، بسیاری از افراد امکان کار کردن از راه دور را همچون رویایی می دانستند. آنها ریلکس بودن و رفت و آمد خیلی کوتاه تا دفتر کار را دوست داشتند.

اما اکنون که همه ما تجربه بیشتری در این زمینه داریم ، آیا می توان معایبی را در دورکاری مشاهده کرد؟

قطعاً وجود دارد. مدیر شما آنها را به وضوح می بیند.

یک مدیر می تواند از چنین وضعیتی کاملا ناامید شود هنگامی که واقعاً نمی توانید صفحه نمایش کارمندان خود ببینید که چه اتفاقی می افتد، کنترل همه کارکنان و برنامه ریزی کردن، دشوار می شود.

در این مقاله می خواهیم مدیر تیم شما را تشویق کرده و برخی از روش هایی را به او نشان دهیم تا او بتواند کنترل برنامه های کاری را بدست گرفته و همان بهره وری و نتایج قبلی را کسب کند.

بیایید در مورد چگونگی کار کردن صحیح از خانه و اینکه از چه نرم افزاری می توانید برای بهینه سازی کل فرآیند استفاده کنید و همه چیز را کنترل کنید، صحبت کنیم.

توجه: این لیست عمدتا شامل ابزارهای رایگان برای دورکاری است.

ما تصمیم نداریم شما را با تعداد زیادی از ابزارهای جدید آشنا کنیم زیرا یادگیری سرویس های جدید، عادت به آنها و جابجایی بین آنها برای شما سخت خواهد بود. در عوض، ما تصمیم گرفته ایم که در مورد یک نرم افزار کاملاً شناخته شده بحث کنیم.

 

نرم افزار رایگان برای برنامه ریزی

قبل از شروع به کار کردن، باید بدانید که چه کاری باید انجام دهید. کار کردن از راه دور گاهی اوقات نیاز به تغییر چشمگیر برنامه های ما دارد. این مربوط به وظایف و جهت کلی پروژه و مدیریت آن است. دورکاری باید به سرعت با شرایط خاص موجود وفق داده شود.

بهترین نرم افزار برای برنامه ریزی، آسان ترین و در دسترس ترین آن ها است. تقویم گوگل به اندازه کافی جذاب می باشد که بتواند شما را در برنامه ریزی روزانه کمک کند. همچنین برای همه رایگان است. چرا از آن استفاده نکنیم؟

 

google-calendar-planning

با استفاده از Google Calendar شما نه تنها می توانید تاریخ ها و قرارها را چک کنید، بلکه قادر خواهید بود که برای دوره های زمانی خاص نیز برنامه ریزی کاری کنید. این موضوع می تواند با Google Keep and Tasks نیز ادغام بشود. بنابراین، شما می توانید در مرحله از برنامه ریزی خود، یادداشت هایی را قرار داده و شرح وظایف ایجاد کنید!

در اینجا همچنین می توانید برنامه های خود را براساس روزها و هفته ها "رسم" کنید که به کمک خطوط رنگی که از میان روزها می گذرد، به وضوح دیده خواهد شد. این کار برای چندین پروژه که به طور همزمان باید انجام شوند بسیار مفید است، چرا که شما باید بدانید که چگونه زمان و تلاش خود را به طور مناسب به هر یک اختصاص دهید.

google-calendar-example-2

همچنین، می توانید برنامه های خود را از این تقویم برای همکاران خود ایمیل کرده و در صورت تمایل کپی ای از آن را دریافت کنید.

 

شما می توانید تقویم های خود را جدا کنید: تقویم های مختلفی برای محل کار و زندگی خصوصی ایجاد کنید تا کار ها و وظایفی را که باید انجام دهید را در بر بگیرند. Google Calendar در وب از طریق calendar.google.com و همچنین به واسطه Android و iOS در دسترس است. شما فقط باید یک حساب کاربری Google داشته باشید تا به راحتی بتوانید از تمام امکانات این سرویس در هر دستگاهی استفاده کنید.

 

نرم افزارهای تخصیص وظیفه

همیشه تعیین وظایف مناسب به کارمندان و سازماندهی روند کار آنها بسیار مهم است. چند سرویس وجود دارد که می توانید برای دادن مأموریت به تیم خود و پیگیری دستاوردهای آنها استفاده کنید.

 ترلو (TRELLO)

trello-dashboard

Trello هم از نظر کارایی و هم از نظر ظاهری سرویس خوبی است. این قضیه موضوع مهمی است، زیرا این داشبورد ها را هر روز خواهید دید! مجموعه ای کامل از ویژگی های مفید باعث می شود که هم تیمی های شما غرق در انجام کارها شوند.

با Trello قادر خواهید بود:

وظایف را تعریف و آن ها را توصیف کنید

کارهای را براساس اساس پروژه، مهلت تحویل و آمادگی مرتب سازی کنید

با اعضای دارای مأموریت یکسان ارتباط برقرار کنید

فایل ها را پیوست کنید (Attach)

هر کسی که درگیر یک فرآیند باشد، اعلان های ایمیلی مربوط به تغییرات بوجود آمده در کار و وظیفه مورد نظر را دریافت خواهد کرد.

Trello همچنین در ایجاد داشبوردهای مختلف که برای انواع خاصی از کارها محدودیت ایجاد کند، مهارت دارد. این شرکت همچنین یک اپلیکیشن تلفن همراه راه اندازی کرده است تا بتوانید از هر دستگاهی در هر لحظه وظایف و برنامه های خود را پیگیری کنید.

Trello هم برنامه هایی پولی و هم رایگان دارد. taskulu تمونه فارسی ترلو است.

ASANA

asana-example

Asana با مجموعه ای از ویژگی های عالی، جایگزینی برای Trello است.

این نرم افزار چارچوبی برای کار تیمی کامل و تخصیص وظایف خواهد بود. با Asana ، شما قادر خواهید بود:

  • ایجاد چندین داشبورد در مورد زمینه های خاص عملکرد، از جمله موارد خصوصی، که برای مخاطبان زیادی در دسترس نخواهد بود،
  • تخصیص وظایف به اعضای تیم خود و همراهی کردن آنها با ارائه نظرات،
  • تعیین مهلت تحویل و برقرار ارتباط با سایر اعضا، در صورت وجود چند نفر،
  • مرتب سازی وظایف بر اساس پروژه و ویرایش کردن آنها.

با Asana می توانید از صفحه Timeline استفاده کنید. خواهید دید که با چه سرعتی به ماموریت خود نزدیک می شوید و مأموریت های کوچکتر را به پایان می رسانید.

Asana هم برنامه های پولی و هم رایگان دارد. همچنین می توانید با استفاده از یک اپلیکیشن تلفن همراه، از هر دستگاهی کار خود را پیش ببرید.

REDMINE

اگر چه Redmine از نظر ظاهری به زیبایی دو سرویس قبل نیست، اما کارایی آن نیز کمتر از آن ها نمی باشد. این سرویس راه های زیادی را برای بهینه سازی تخصیص وظایف از راه دور و انجام آن باز می کند. علاوه بر تمام ویژگی های قبلی ذکر شده که در Trello و Asana ذاتی هستند ، شما همچنین می توانید وظایفی که در خانواده دارید را هم در آن ایجاد کنید، زیروظایف (وظایف فرعی) مشخص کرده و بین وظایف مختلف نیز ارتباط برقرار کنید. با ایجاد چک لیست های مفید و راحت، مدیریت کارهای بزرگ آسان خواهد شد.

متأسفانه، Redmine اپلیکیشن تلفن همراه ندارد، اما می توانید به جای آن از نسخه موبایل وب سایت استفاده کنید که کارکردی قابل قبول دارد.

redmine-example

 

نرم افزار های ویدیو کنفرانس رایگان

هیچ چیز جایگزین برقراری ارتباط به صورت زنده نمی شود اما از نظر دور کاری ما باید بتوانیم جایگزین مناسبی پیدا کنیم. خدمات مناسب، به مذاکرات، کنفرانس ها و جلسات تجاری کمک می کند.

SKYPE

احتمالاً یکی از معروف ترین و مشهور ترین روش های برگزاری کنفرانس ویدیویی است. با استفاده از این نرم افزار شما می توانید:

  • جلسات گروهی و خصوصی ویدیویی تشکیل دهید،
  • برای ارائه اسناد، نسخه های نمایشی (Demo) و موارد آموزشی، صفحه نمایش خود را با سایر شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید،
  • تماس های مورد نظر را، در چت ها بوسیله اعلان ها (Notification) زمان بندی کنید،
  • جلساتی را با حداکثر 50 نفر به طور همزمان ترتیب دهید،

اگر عضوی از یک گروه هستید، یک تماس ویدیویی را شروع کرده و یا به جلسه ای در حال انجام بپیوندید. در طول تماس می توانید سوالات و یا یادداشت های خود را در چت بنویسید تا مزاحم سخنران نشوید.

اسکایپ رایگان است. شما فقط برای ویژگی هایی مانند نامه صوتی، پیام کوتاه و یا برقراری تماس با تلفن ثابت، تلفن همراه و یا غیر از Skype مبلغی را پرداخت خواهید کرد.

توجه: اگر از Skype for Business استفاده می کنید می توانید جلسه خود را ضبط کنید.

skype-example

HANGOUTS

نیز یک سرویس رایگان است که توسط گوگل ایجاد شده است. در آنجا می توانید تماس های ویدئویی و صوتی برقرار کرده و از قسمت چت نیز استفاده کنید. این نرم افزار به این دلیل مفید و کاربردی است که نیازی به ایجاد حساب های کاربری اضافی نیست و فقط با استفاده از یکی از حساب های کاربری گوگل خود می توانید از آن بهره ببرید.

Hangouts به شما این امکان را می دهد که حداکثر با 25 نفر تماس ویدیویی برقرار کنید. کاربران می توانند با استفاده از لینک ایجاد شده، تماسی را شروع کرده و یا به تماس قبلی بپیوندند. ویژگی های مفیدی برای کنفرانس های تجاری وجود دارد: از جمله اشتراک صفحه نمایش، چت (که در هنگام مکالمه در دسترس است)، جلسات ویدئویی برنامه ریزی شده (ادغام شده با Google Calendar که می توانید از طریق آن تماس های تجاری خود را برقرار کنید).

Hangouts در وب، دستگاه های Android و iOS در دسترس است. همچنین یک اکستنشن برای Google Chrome هم وجود دارد.

Hangouts رایگان است.

HANGOUTS MEET

نسخه تجاری Hangouts، بخشی از G Suite، است. امکانات گسترده ای دارد و به سمت آژانس ها و شرکت های بزرگ متمرکز است. با Hangouts Meet، به راحتی می توانید جلسه ای با حداکثر 250 شرکت کننده را میزبانی کرده و همچنین پخش زنده ای (Live stream) را برای حداکثر 100000 بیننده ترتیب داد. این امر، فرصت های زیادی را برای کنفرانس هایی با بازده بالا فراهم می کند: توصیف تصاویر (Caption) به موقع و صحیح، گزینه هایی برای ضبط ویدیو و ضمیمه کردن فایل هایی که در طول تماس مفید خواهند بود.

Hangouts Meet برای حساب های تجاری باز است و مدیر ارشد می تواند دسترسی شما را محدود کند. به عنوان مثال، شما قادر خواهید بود که بجای شروع یک تماس، فقط به تماس و مکالمه موجود بپیوندید.

google-hangouts-example

در حالی که Hangouts رایگان و برای همه در دسترس است ، Hangouts Meet نرم افزاری پولی به حساب کاربری می آید.

ZOOM

Zoom یک گزینه جایگزین برای اسکایپ است که شامل مجموعه ای مناسب از ویژگی هایی همچون تماس تلفنی، کنفرانس ها، سمینارها و وبینارها می باشد. با Zoom می توانید یک روند کاری ویدئویی مناسب را ترتیب دهید:

  •  برای از بین بردن هرگونه اختلال و حواس پرتی در پس زمینه هنگام صحبت، می توانید همه چت ها را بی صدا کنید،
  • صفحه نمایش را به اشتراک بگذارید ،
  • یک جلسه را ضبط کنید ،
  • در صورت داشتن هرگونه مشکلی که نیاز به تصمیم گیری فوری دارد، در هنگام تماس می توان نظرسنجی ای را سریعا تنظیم کرد.

Zoom، اکستنشنی را راه اندازی کرده است که با Google Calendar و Outlook قابل ادغام است. اگر از یکی از این موارد استفاده می کنید، می توانید جلسات Zoom خود را دقیقاً از تقویم خود برنامه ریزی کنید. برای دعوت اعضای جدید، لینک قابل اشتراک گذاری دریافت خواهید کرد.

دو ویژگی جالب برای برگزاری سمینارها یا یک تماس آموزشی وجود دارد.

اولین مورد، عملکرد "حاشیه نویسی (Annotate)" است: در طول یک جلسه که صفحه نمایش به اشتراک گذاشته شده است، با کمک پیکان های مختلف (ابزارهای برجسته سازی) می توان نکات مهم روی صفحه نمایش را برجسته کرد. این ویژگی برای مطالعه و ارائه ویدیو بسیار مفید است.

مورد دوم نیز پس زمینه مجازی (Virtual background) می باشد. اگر نمی خواهید کسی پس زمینه شما را ببیند، می توانید پس زمینه دیگری را از گالری Zoom انتخاب کرده و یا حتی لوگو شرکت خود را به نمایش بگذارید.

Zoom نرم افزاری پولی است. اگر چه برنامه رایگان هم وجود دارد، اما به طور قابل توجهی از نظر عملکرد محدود می باشد.

  CALENDLY

اگر شما عضوی از یک تیم می باشید که همیشه با مشتریان، شرکا و یا نمایندگان احتمالی در تماس هستید، مهم است که روز خود را با توجه به برنامه روزی درست پیش ببرید.

با استفاده از Calendly، می توانید قرارهای ملاقاتی را به راحتی بگذارید! Calendly با Google Calendar ، Outlook ، iCloud و Office 365 قابل ادغام است. در مورد جلسه جدید نیز اعلانی را در ایمیل خود دریافت خواهید کرد.

برنامه شما از طریق لینکی در شبکه های اجتماعی و یا کانال های دیگری که مردم معمولاً برای برقراری ارتباط با شما استفاده می کنند، مشاهده می شود. اگر یک فرد معتاد به کار کردن هستید، می توانید از Calendly برای برنامه ریزی های شخصی نیز استفاده کنید. در این صورت، دوستان و خانواده شما خواهند فهمید که چه زمانی می توانید وقت خود را به آنها اختصاص دهید.

مهم! وقتی شما با آن چه که برنامه ریزی کرده اید پیش بروید، کارهای پربازده و بدون هیچ گونه اختلال و حواس پرتی ای را تجربه خواهید کرد. با این حال، خود را فراموش نکنید و تعادل بین زندگی و کار را حفظ کنید! کار کردن از راه دور، روال معمول زندگی شما را کاملاً تغییر خواهد داد. دوره های سازگاری و وفق یاقتن با شرایط جدید می توانند بیش از آنچه تصور می کنید طولانی شوند. در ابتدا خود را درگیر کارها و برنامه ها زیاد نکنید ، زیرا که در این صورت دچار افسردگی و خستگی بیش از حد خواهید شد!

 

نرم افزارهای پیام رسان رایگان برای دور کاری

مکالمه های متنی به شما کمک می کنند تا با هم تیمی ها و مدیر خود در ارتباط باشید و مشکلات جزئی و یا فوری خود را حل کنید. اینها خدماتی هستند که ما توصیه می کنیم و از هر دستگاهی هم در دسترس می باشند.

تلگرام (Telegram)

تلگرام یک پیام رسان عالی مبتنی بر ابر (cloud-based) برای چت خصوصی و امور کاری می باشد. با به کارگیری پوشه ها به منظور مرتب سازی مکالمه ها بر اساس دسته های مورد نظر، شما می توانید زندگی خصوصی و تجاری خود را از هم جدا کنید.

تلگرام دارای مجموعه ای از عملکردهای ارزشمند است:

  •  ارسال پیام های متنی، صوتی و تصویری ،
  • تنظیم زمان ارسال در صورتی که می خواهید پیام مورد نظر در یک لحظه خاص تحویل داده شود،
  • اشتراک گذاری اسناد، تصاویر، فایلهای صوتی و موقعیت های مکانی به صورت آزادانه.

امکان برقراری تماس نیز وجود دارد. متأسفانه هنوز امکان برقراری تماس تصویری محقق نشده است.

اگر شخص و یا چت خاصی برای شما مزاحت ایجاد کند، می توانید برای مدت زمان مشخصی آن بی صدا کنید. تمام اعلان ها ذخیره می شوند و نشانگر پیام های خوانده نشده، خاکستری است.

آنچه در مورد تلگرام واقعاً مهم می باشد: هر اطلاعاتی از شما به دلیل داشتن پروتکل داده سفارشی و منحصر به فرد، ایمن سازی شده است.

تلگرام رایگان می باشد و خبری هم از تبلیغات در آن نیست. همچنین، از طریق وب ، Android ، iOS و دسکتاپ نیز قابل دسترس است.

telegram-example

HANGOUTS

گوگل قطعاً به همه مواردی که برای کار کردن از راه دور نیاز دارید حواسش هست. Hangouts Chat برای کسانی که از آن برای تماس های صوتی و تصویری استفاده می کنند مفید است تا بین انتخاب سرویس های مختلف دیگر دچار سردرگرمی نشوند. در Hangouts کاربر می تواند چت های گروهی ایجاد کند و اعضای جدید را به طور خاص به سرویس و چت دعوت کند.

Hangouts به اندازه تلگرام پیشرفته نیست. این نرم افزار یک پیام رسان رایگان است که به شما امکان برقراری تماس ویدیویی (خصوصی و گروهی) و تبادل تصاویر و شکلک ها را می دهد. اگر این ویژگی ها تنها چیزی هستند که شما نیاز دارید ، Hangouts نیاز شما را رفع می کند.

hangouts-google-example

همچنین HANGOUTS CHAT برای تجارت ، بخشی از G Suite، وجود دارد.

نرم افزاری کم هزینه و کاملاً مجهز است که به تجربه دورکاری شما کمک می کند. چت خصوصی و گروهی برای برقراری ارتباط معمولی و همچنین اتاق ها و ربات ها برای حداکثر بهره وری تعبیه شده اند.

اتاق ها (Rooms) سرویس جدیدی در این سیستم هستند که به کار بر روی پروژه های خاص کمک می کنند. در اتاق ها می توانید موضوعاتی را مطرح کرده و مشکلات خاص پیرامون یک پروژه واحد را مورد بحث قرار دهید: برای هر موضوع جدید یک بخش پاسخ جداگانه وجود دارد، بنابراین شما در مکالمات و بحث های بی پایان گم نشده و جزئیات بحث را بدون هیچ گونه نقصی دریافت خواهید کرد. اگر بر بر روی چندین پروژه با یک تیم یکسان کار می کنید، هر کاربر می تواند اتاق های مختلفی با لیست یکسان از شرکت کنندگان برای هر یک از پروژه ها ایجاد کند.

ربات ها (Bots) به عنوان یکپارچه سازی. Hangouts Chat با Google Drive قابل ادغام است تا بتوان اسناد را با اعضای تیم در چت ها و اتاق ها به اشتراک گذاشت. همچنین این نرم افزار با Hangouts Meet نیز در ارتباط است تا بتوان تماس های ویدیویی ترتیب داد. از ربات ها می توان برای ادغام کردن Hangouts با Asana نیز استفاده کرده و اخبار و اعلان های مربوط به جلسات را به اطلاع اعضا رساند.

WHATSAPP

WhatsApp برای استفاده خصوصی بسیار محبوب است و به اهداف تجاری نیز کمک می کند. نسخه مخصوص کسب و کار WhatsApp به منظور بهبود عملکرد و ارتباط شما با مشتریان ایجاد شده است.

پیام رسانی که ما به طور منظم از آن استفاده می کنیم، برای کار کردن از راه دور بسیار مناسب است:

  •  ارسال پیام متنی و صوتی ،
  • برقراری تماس صوتی و تصویری - خصوصی و گروهی ،
  • اشتراک گذاری رسانه ، اسناد و موقعیت مکانی.

با این حال، گزینه هایی مانند اشتراک گذاری صفحه نمایش را که به عنوان مثال Skype و Zoom ارائه می دادند، در اختیار شما قرار نمی دهد.

WhatsApp رایگان است و از طریق وب، دسکتاپ ، اندروید و iOS قابل دسترس می باشد.

whatsapp-web-example

جایزه: Microsoft Teams

Microsoft Teams مجموعه ای از ویژگی ها برای همکاری کارآمد و موثر از هر مسافتی (دور یا نزدیک) می باشد.  با استفاده از Microsoft Teams، شما می توانید با تیم خود در تماس باشید و با استفاده از یک پلتفرم، کارهای زیر را انجام دهید: با کارمندان خود چت کنید ، با آنها کنفرانس ویدیویی برقرار کنید ، اسناد را به اشتراک بگذارید ، تخصیص وظایف کنید و از یک تقویم داخلی برای برنامه ریزی کار و جلسات خود استفاده کنید.

Microsoft Teams در ویندوز ، مک ، iOS و Android در دسترس است. بنابراین نیازی به حمل لپ تاپ خود به هر مکانی را نخواهید داشت.

 

ابزارهای رایگان برای نوشتن

نوشتن یک قسمت مهم از روند کار است، خواه صورت حساب، محتوایی برای انتشار در آینده و یا دستورالعمل های گام به گام برای انجام انواع خاصی از کارها باشد.

Microsoft Office Word بسیار جذاب است زیرا دارای ویژگی های بسیار حرفه ای برای کار کردن با اسناد است. تنها چیز ناامیدکننده این است برای کار با آن است که رایانه را در کنار خود داشته باشید. نمی توانید هیچ سندی را از طریق لینک به اشتراک بگذارید. وقتی اسنادی را برای یک تیم ایجاد می کنید یا آن را برای سردبیر اصلی می فرستید، همیشه این احتمال وجود دارد که بعداً بخواهید چیزی را تغییر دهید. در نتیجه، یک فایل بارها و بارها ارسال می شود و رایانه شما با صدها فایل docx. پر خواهد شد.

برای کار از راه دور گزینه راحت و کارآمدی به حساب نمی آید.

نسخه تحت وب OFFICE 365 SUITE هم وجود دارد. این برنامه رایگان و به حساب کاربری Microsoft شما متصل است. اگر چه این نرم افزار شامل تمام خدمات بسته اصلی Office می باشد، اما عملکرد آن به طور قابل توجهی کاهش یافته و محدود شده است.

office-365-online-example

تمام اسناد شما در OneDrive ذخیره می شود و همه کسانی که لینکی به آن سند دریافت می کنند، می توانند آن را ویرایش کنند.

GOOGLE DOCS

به نظر من، این سرویس یکی از راحت ترین خدمات برای کسانی است که با کلمات و اسناد کار می کنند. این برنامه رایگان و بدون تبلیغات است. با ایجاد یک حساب کاربری گوگل می توانید به همه موارد موجود در آن دسترسی پیدا کنید.

Google Docs از نظر عملکرد به اندازه Microsoft Office Word کامل نیست. با این حال، این نرم افزار دارای تمام ویژگی های اساسی ای است که شما هنگام ایجاد محتوا خود به آن نیاز دارید. با این کار همه چیز در Google Drive ذخیره می شود و شما نیازی به کلیک بر روی دکمه "ذخیره" در هر لحظه نخواهید داشت زیرا گوگل به طور خودکار تغییرات را ذخیره می کند.

Google Docs با Google Calendar ، Google Keep و Tasks قابل ادغام است.

Google Docs از طریق وب، Android و iOS در دسترس می باشد. اگر می خواهید که این فایل را با دیگران به اشتراک بگذارید، فقط کافیست که یک لینک را کپی و به او ارسال کنید. به دلیل Editing mode، هر قسمت از ویرایش وی قابل مشاهده خواهد بود.

google-docs-example

DROPBOX PAPER

Dropbox Paper یکی دیگر از جایگزین های تحت وب برای Microsoft Office Word می باشد. عملکرد و توانایی های آن کمی کاسته شده است. با این حال، همچنان مهمترین ویژگی های مورد نیاز برای کار با متن را خواهید داشت. شما قادر خواهید بود لینک هایی را قرار داده و با فایل های رسانه ای کار کنید و امکان دسترسی به فایل ها را برای اعضای تیم خود مهیا کنید.

برای راحتی چشم شما، امکان تعویض بین حالت های تاریک و روشن (Dark and Light mode) وجود دارد.

می توانید با استفاده از حساب کاربری گوگل خود ثبت نام کنید. برای نگهداری فایل های خود، 2 گیگابایت حافظه ابری (Cloud memory) رایگان دریافت خواهید کرد.

Dropbox Paper از طریق وب، Android و iOS در دسترس است.

dropbox-paper-example

TELEGRAPG

تلگراف ساده ترین سرویس در لیست ما است و به دلیل سهولت کار کردن با آن، در این لیست قرار داده ایم. اگر از آن استفاده کردید، به یاد داشته باشید که دارای ویژگی های بسیار محدودی می باشد: شما قادر خواهید بود که متن خود را تایپ و ویرایش، و لینک ها و تصاویر را وارد می کنید.

سندی که ایجاد کرده اید از طریق لینک در دسترس خواهد بود. اگر لینک خود را گم نکرده باشید، همیشه می توانید آن را ویرایش کنید.

این نرم افزار ساده از طریق وب قابل دسترس است. یک اپلیکیشن تلفن همراه (Telegraph X) نیز وجود دارد که از لحاظ عملکردی، غنی تر می باشد. می توانید از بخش "پیش نویس ها (Drafts)" استفاده کرده و لیستی از آن چه که منتشر کرده اید را ببینید و ویرایش کنید.

 

نرم افزارهای رایگان برای ارائه دادن (Presentation)

فرقی نمی کند دورکار هستید یا در دفتر، پرزنتیشن کاری است که باید انجام دهید. شما ممکن است مجبور شوید یک محصول جدیدی را ارائه دهید، مشتریان جدید خود را آموزش دهید و یا یک آموزش برای کارمندان خود فراهم کنید. همچنین، ممکن است بخواهید ویدیوهای YouTube را منتشر کرده و یا وبینارهای زنده برگزار کنید.

GOOGLE SLIDES

گوگل خود را درگیر هر دسته بندی ای که امروز بحث کردیم، کرده است. آنها یک اکوسیستم تمام عیار دارند که می تواند برای کار کردن از راه دور مفید باشد.

Google Slides از لحاظ رابط کاربری (interface) شبیه PowerPoint است که بهترین ویژگی در مورد این نرم افزار می باشد زیرا لازم نیست که چیز جدیدی یاد بگیرید. می توانید بلافاصله کار خود را شروع کنید زیرا می دانید که بر روی چه چیزی کلیک کنید. عملکرد آن به اندازه پاورپوینت غنی نیست اما به ندرت با مشکل مواجه خواهید شد.

اگر می خواهید تیم شما محتوا بوجود آمده را ویرایش کرده و یا درباره جزئیات بحث کند ، پروژه شما از طریق لینک در دسترس خواهد بود.

Google Slides مانند سایر سرویس های گوگل رایگان است و از طریق وب، Android و iOS در دسترس می باشد.

google-slides-example

CANVA

Canva نرم افزار جدیدی است، اما من مطمئن هستم که قبلاً با آن کار کرده اید و یا درباره آن چیزی شنیده اید. رابط کاربری آن متفاوت می باشد و ممکن است مدتی برای بررسی همه امکانات Canva زمان نیاز باشد. با این حال،  الگوهایی (Templates) که در کتابخانه اش موجود است، مفید است. به شرط رعایت طرح کلی می توانید آنها را به سلیقه خود تغییر دهید.

برنامه های رایگان و پولی در Canva وجود دارد. هنگام استفاده از برنامه رایگان، اگر چه از لحاظ الگوها و امکانات طراحی محدود خواهید بود، اما انتخاب های شما هنوز هم بسیار گسترده به شمار خواهد آمد.

در صورت تمایل به ویرایش محتوا در پاورپوینت، می توانید پرزنتیشن ها را از Canva در فرمت های مختلف از جمله PDF و pptx دانلود کنید.

canva-example

POWERPOINT در OFFICE 365

برای کسانی که به طور منظم با بسته Microsoft کار می کنند، PowerPoint احتمالاً راحت ترین روش برای کار کردن با پرزنتیشن ها می باشد. برای دورکاری با نسخه آنلاین، نمی توانید از همه مواردی که در نسخه دسکتاپ از آن استفاده می گردید را استفاده کنید. ناراحت نباشید. Microsoft در حفظ ویژگی های ضروری و کاربردی بسیار عالی عمل کرده است.

برای استفاده از این ویژگی ها ، باید یک حساب کاربری Microsoft داشته باشید.

powerpoint-online-example

 

ذخیره کردن فایل

حافظه (Memory) نمی تواند آزاد و خالی بماند، خصوصاً برای اهداف تجاری ، زیرا شما همیشه به مقدار بیشتری از آن نیاز خواهید داشت.

حافظه های داده ی مبتنی بر ابر (cloud-based) شناخته شده و معروفی وجود دارند: Google Drive ، OneDrive ، DropBox. این ها همچنین قیمت پایینی نیز دارند.

GOOGLE TEAM DRIVE

مدیر تیم می تواند درایوهای شرکتی و حقوقی ایجاد کند و هر کسی را در رابطه با پروژه های خاص به تیم اضافه کند. در این حالت، اعضای تیم می توانند کار کرده و یا فقط یاد بگیرند که چگونه اسناد را در آنجا ذخیره کنند. Team Drive از نظر محدودیت های دسترسی ، ظرفیت ذخیره سازی ابری و قوانین نگهداری فایل ها با My Drive متفاوت است، یعنی فرقی نمی کند که یک کارمند با لپ تاپ خود از شرکت خارج شود، زیرا تمام اسناد ذخیره خواهند شد.

DROPBOX FOR TEAM

با استفاده از Dropbox for Teams می توانید محتوایی را با تیم خود به اشتراک بگذارید، اعضای جدید را دعوت کنید تا با فایل هایی که در پوشه های خاص نگهداری می شوند کار کنند و در عین حال دسترسی آنها و توانایی تغییر را برایشان محدود کنید.

ONEDRIVE برای تجارت

OneDrive برای کسانی که با محصولات مایکروسافت کار می کنند چیز جدیدی نیست. استفاده از آن بسیار راحت است، زیرا همیشه از دسکتاپ خود به فضای ذخیره سازی آن دسترسی دارید. اگر از این حافظه برای شرکت خود به منظور همکاری با دیگران استفاده کنید، می توانید اسناد را با تیم خود به اشتراک بگذارید، از سرعت دانلود سریع لذت برده و از امنیت داده های خود مطمئن باشید.

همه این خدمات از طریق وب، Android و iOS در دسترس هستند. می توانید نسخه های نرم افزاری سرویس ها را نیز دانلود کنید.

فقط برای کارفرمایان: ساعت کاری کارمندان خود را نظارت کنید.

دورکاری از خانه آسان نیست و اکثر مدیران (مطمئن هستم) هم با من موافق هستند.

گاهی اوقات کنترل کارمندان دشوار است و اگر با یک تیم بزرگ کار کنید، کنترل آنها نیز دشوارتر خواهد بود. شما باید همه چیز را در مورد روند کار آنها و مدت زمانی که مشغول کار کردن، غذا خوردن و استراحت کردن هستند را بدانید. برای کسانی که اعتقاد دارند که کارمندانشان در ساعات کاری Netflix تماشا می کنند، خدماتی به همین منظور و مخصوص شما ساخته شده است!

 

Hubstaff ، Time Doctor و Jibble به شما کمک می کنند تا عملکرد کارمندان خود را پیگیری کنید.

فراموش نکنید که مردم کنترل شدن زیاد را دوست ندارند. اگر برای ناهار خودردن آن ها را تا آشپزخانشان همراهی کنید (کنترل کردن بیش از حد)، لذت آنها از کار کردن بسیار کم خواهد شد. در نهایت، با توجه به نتایجی که به دست می آید، خواهید دید که افراد شما چگونه کار می کنند.

 

تحول کسب و کار محلی

اگر صاحب کسب و کار محلی هستید، دورکاری در دوران قرنطینه احتمالا نتوانسته شما را از متحمل شدن ضرر نجات دهد. برای جلوگیری از ضرر و زیان، می توانید کسب و کار خود را "باز آموزی" کنید. با رعایت تمام دستورالعمل های خاص، به تحویل محصولات خود به خانه های مردم فکر کنید. این موضوع مربوط به ضد عفونی کردن، مسافت، زمان تحویل و غیره می باشد.

 

با صدای بلند به مشتریان خود اعلام کنید که در زمان بروز مشکلات، کسب و کار شما در کنار آنها خواهد بود. به کارمندان خود بیاموزید که دوستانه رفتار کنند و با انجام کارهای اضافی به آنها پاداش دهید. به قوانین پایبند باشید و به تعطیل کردن کسب و کارتان فکر نکنید.

 

اگر یک رستوران، کافه شاپ و یا یک قهوه خانه اداره می کنید، می توانید یک منوی ویژه با غذاها و نوشیدنی های قابل تحویل (بیرون بر) تهیه کنید. این کار، به شما، مشتریان وفادارتر داده و فرصتی برای گسترش کسب و کارتان در آینده فراهم می کند.

 

سئو از راه دور

اگر شما بخشی از صنعت سئو هستید، باید روند کار خود را نیز بهینه کنید.

برای سئو به صورت تمام روش هایی که در بالا آورده ایم به شما کمک میکند تا به راحتی بتوانید کارهای خود را با برنامه ریزی درست انجام دهید.

 

نکاتی برای کار کردن از راه دور

بهترین روش برای کار کردن از خانه، خود سازماندهی (Self-organization) می باشد. در هنگام کار از خانه نکات زیادی برای افزایش بهره وری وجود دارد. ما می خواهیم برخی از آن ها را که با موفقیت تست شده اند را ذکر کنیم!

 

بدون لباس خواب! این کار آرامشی بیشتر از آنچه باید باشد ، ایجاد می کند. لباس غیر رسمی ای بپوشید که با آن ها خوابتان نبرد.

 

برنامه دقیق! این سخت ترین چیزی است که تجربه خواهید کرد. وقتی در خانه هستید، هیچ کس نظاره گر شما نیست. در این حالت، وسوسه برای انجام کارهای دیگر بسیار زیاد است. با آن مقابله کنید. وقتی به نظم جدید مربوط به امور عادت کنید، روند کار راحت تر پیش می رود و مانند ساعت کار می کند.

 

ساعت کاری خود را پیگیری کنید! وقتی از خانه کار می کنید، فضای آرام خانه فریبنده است. در نتیجه، به راحتی می توانید شمار ساعت کاری خود را از دست بدهید. مغز شما از این موضوع خوشحال نخواهد شد. اعلان هایی را تنظیم کنید تا از زمان شروع و پایان روز کاری خود مطلع شوید.

 

استشمام هوای تازه در هر روز، پزشک را از شما دور می کند! غالباً ، هنگام کار از راه دور، به ندرت از خانه خارج می شویم. بدن ما از این بابت خوشحال نخواهد شد. مغز شما برای داشتن عملکردی روان و پر بازده به مقداری هوای تازه نیاز دارد. اگر نمی توانید بدون دستگیر شدن به بیرون بروید (به خاطر قرنطینه)، حداقل سه بار در روز پنجره های خود را باز کنید تا هوا خانه عوض شود.

 

محل کار خود را سازماندهی کنید! نه مبل ، نه تخت! چنین مکان هایی نمی توانند شما را برای کار و عملکردی کارآمد آماده کنند. بهتر است روز خود را پشت میز که راحت ترین و سالم ترین موقعیت می باشد، شروع کنید. در این حالت کارهای شما به خوبی پیش رفته و کمرتان هم دردی را تجربه نخواهد کرد.

 

ساعات کاری خود را به افرادی که با آنها زندگی می کنید اعلام کنید! وقتی اعضا خانه می بینند که شما در خانه هستید، به طبع تمایل دارند که با شما وقت بگذرانند. این اتفاق بدی به حساب می آید زیرا که کار منتظر شما نمی ماند. به عزیزانتان اعلام کنید چه زمان هایی در دسترس هستید و چه زمانی باید کار کنید.

 

لیست کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید! وقتی بدانید که چه کاری را باید انجام دهید، کار کردن راحت تر خواهد بود. اگر از قبل لیستی تهیه کنید، خواهید دید که روزتان چطور در یک چشم به هم زدن سپری خواهد شد. از آنجا که نمی توانید مستقیماً درباره وظایف خود با رهبر تیم بحث کنید، مهم است که از او بپرسید که باید در مدت زمان مشخص شده چه کاری را انجام دهید. این امر، خود سازماندهی شما را بهبود می بخشد.

 

زمان استراحت و نوشیدن قهوه با همکاران

کار کردن از راه دور باعث می شود که به سرعت همکاران خود را از دست بدهید. برای گفتگو با عزیزترین هم تیمی های خود، حتی فقط به مدت 10 یا 15 دقیقه، می توانید از Google Duo، Apple FaceTime و یا Skype استفاده کنید. ما درک می کنیم که این تغییر سریع محل کار کردن از دفتر به خانه، چقدر سخت است. 

 

علاوه بر این ، هیچ کس ایموجی و عکس را در چت های کاری ممنوع نکرده است! برای انرژی و روحیه دادن به خود و تیم خود از برخی از ابزارهای فوق استفاده کنید!

 

نتیجه گیری

دورکاری از خانه اصلا همچون تعطیلات رویایی به حساب نمی آید. همیشه سازگاری با شیوه جدید انجام کارها زمان گیر بوده و تلاش های زیادی برای مطابقت با کار انجام شده در دفتر نیاز است. جو کار کردن از راه دور کاملاً متفاوت است و بهره وری شما به میزان سازگاریتان با برنامه کاری و محیط جدید بستگی دارد.

 

خدمات مناسب، کار شما را به میزان قابل توجهی راحت و آسان خواهد کرد. هر آنچه که نیاز دارید در کنار شماست. فقط توجه خود را به ابزارهای مناسب جلب کنید!

 

 

 

مقالات مرتبط

اسکیما مارک‌آپ و اهمیت آن برای سئو

اسکیما مارک‌آپ یا نشانه‌گذاری اسکیما، که در سایت Schema.org می‌توانید آن‌را مشاهده نمایید، نوعی اطلاعات توصیفی است. با افزودن اسکیما مارک‌آپ...

ادامه مطلب

راهنمای ساده و کامل برای درک الگوریتم رنک برین

سرچ کردن امروز خود در گوگل را با 10 سال پیش مقایسه کنید. امروزه گوگل درک بهتری از سرچ کلمات پیدا کرده است و منظور شما را بهتر می فهمد. الگور...

ادامه مطلب

نظرات کاربران

نظر تازه ای ثبت کنید